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제안명 효율적인 정보활용을 위한 메일시스템 개선
작성일 2019-06-05 조회수 124
개요 현재의 메일 시스템에서는 발신 및 수신 메일의 제목을 보고

내용을 파악한다

즉 명확한 제목이 아니고서야 내용을 알 수 없다는 것이고,

이는 시간이 지나 예전 메일을 찾아볼 때 더 큰 문제가 되기도 한다
현황 및 문제점 예전의 사례나 다른 사람으로부터의 메일 전달을 받고 나서

얼마간의 시간이 지나면 대략의 시간과 모호한 제목만으로 해당 내용의 메일을 찾아내기란

여간 어려운 일이 아니다


메일별 폴더를 만들게 되면 분야별로 정리는 할 수 있겠지만

시간과 제목에 따른 내용을 찾는 작업이 줄어들지는 않는다
개선방안 제목 옆에 메모 기능을 삽입하고

검색 기능을 활용하여 찾고자 하는 메일을 정확하게 찾을 수 있다


예를 들어, "성적에 관한 문의" 라는 메일이 왔을 때는 누가 보낸 어떤 내용의 메일인지 모르지만,

오랜 시간이 지나 유사사례가 발생했을 때 이 메일을 찾고 싶을 때는 '성적'이라는 키워드로 수신된

수 많은 메일을 검색해야 한다


메모 기능이 있다면 "성적에 관한 문의" 옆에 '01학번, 홍길동, 시스템 오류, 타대학교류수학' 등의

태그로 메모를 남길 수 있을 것이고, 오랜 시간이 지나도 찾기기능에서 '성적 타대학 시스템' 을

입력함으로써 찾고자 하는 메일을 바로 찾을 수 있다
기대효과 순환 보직제를 운영하는 기관으로서 전임자에게 받은 메일, 자신의 옛 메일에서 원하는 정보를 바로 찾아서

확인하거나 공유할 수 있고, 이는 막대한 업무효율성의 증대로 이어질 것이라 확신한다
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담당부서 :  
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담당자 :  
염자연
연락처 :  
042-865-2391